Sastanak je bio hibridnog tipa i istom su fizički prisustvovali predstavnici deset organizacija iz cijele Federacije dok je ostatak organizacija sastanak pratio preko Zoom platforme. Organizacije su ovu priliku iskoristile da predstave sebe, svoj rad i prethodne projekte te da se međusobno upoznaju. Učesnicima se predstavio i kompletan projektni tim te su detaljno objašnjeni ciljevi i planirane aktivnosti projekta kao i način funkcionisanja same Mreže.

Sastanku je prethodilo ekstenzivno mapiranje i evaluiranje organizacija: kroz upitnik za procjenu kapaciteta organizacija, online fokus grupe i dubinske intervjue te terenske posjete. Na sastanak su pozvane organizacije koje mogu doprinijeti Mreži i zajednički kreiraju optimalan miks organizacija koji uključuje organizacije koje se bave materijalnim i nematerijalnim naslijeđem, organizacije čije su aktivnosti promocije i edukacije usmjerene na djecu i mlade ali i organizacije koje uključuju osobe treće životne dobi.

U dijelu predviđenom za diskusiju, organizacije su podijelile svoja dosadašnja iskustva u radu i ograničenja sa kojima se susreću te dale komentare na način funkcionisanja Mreže. U narednih nekoliko dana, sličan događaj će biti organizovan i sa organizacijama iz Republike Srpske.